Liebe Leserinnen und Leser, insbesondere die investoren unter Ihnen, die regelmäßig mit deutschen Finanzdokumenten zu tun haben: Herzlich willkommen zu diesem vertiefenden Blick auf ein Thema, das für den nachhaltigen Unternehmenserfolg entscheidend, aber oft voller Fallstricke ist – die korrekte Handhabung von Betriebsausgaben in der Körperschaftsteuer. Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben, warum die steuerliche Gewinnermittlung Ihres Unternehmens nicht einfach mit der handelsrechtlichen Gewinn- und Verlustrechnung übereinstimmt, dann sind Sie hier genau richtig. Hinter den nüchternen Paragrafen des Einkommensteuergesetzes (EStG) verbergen sich wesentliche Hebel zur Steueroptimierung, aber auch verborgene Risiken.
In meiner nunmehr 12-jährigen Tätigkeit für internationale Mandanten bei der Jiaxi Steuerberatungsfirma und mit über 14 Jahren Erfahrung in der Registrierungsabwicklung begegne ich immer wieder denselben grundlegenden Fragen: Was darf eigentlich alles als Betriebsausgabe abgezogen werden? Und wo hört die Abzugsfähigkeit auf? Dieser Leitfaden soll Ihnen nicht nur die trockene Theorie näherbringen, sondern vor allem praxisnahe Einblicke und strategische Überlegungen aus der täglichen Beratungspraxis bieten. Denn eine kluge Ausgabenpolitik ist mehr als nur Buchhaltung – sie ist ein integraler Bestandteil Ihrer finanziellen Strategie.
Grundprinzip der Abzugsfähigkeit
Das Fundament aller Überlegungen bildet § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Klingt simpel, ist es in der Praxis aber selten. Die zentrale Herausforderung liegt in der Abgrenzung zwischen betrieblich veranlassten und privaten Aufwendungen, besonders bei nahestehenden Personen oder bei Gesellschaftern, die auch angestellt sind. Ein klassisches Beispiel aus meiner Praxis: Ein deutscher Mittelständler mit einer Tochtergesellschaft in China wollte die Kosten für ein luxuriöses Firmenauto, das faktisch fast ausschließlich vom geschäftsführenden Gesellschafter für private Zwecke genutzt wurde, vollständig absetzen. Das Finanzamt hat hier, zu Recht, einen erheblichen Teil der Kosten als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) qualifiziert und damit den Abzug versagt.
Ein weiterer, oft übersehener Punkt ist das Objektivitätsprinzip. Nicht was der Unternehmer subjektiv für betrieblich notwendig hält, ist entscheidend, sondern was ein objektiver Dritter unter gleichen Umständen als betrieblich veranlasst ansehen würde. Diese externe Perspektive ist gerade für Investoren wichtig, die vielleicht aus anderen Rechtsordnungen kommen und dort großzügigere Regelungen gewohnt sind. Die deutsche Rechtsprechung ist hier teilweise sehr streng, insbesondere wenn es um Repräsentationsaufwendungen oder bestimmte Reisekosten geht. Eine pauschale Ablehnung ist zwar nicht statthaft, aber eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation der betrieblichen Veranlassung ist unerlässlich.
Zudem gibt es Aufwendungen, die zwar betrieblich veranlasst sind, aber ausdrücklich vom Gesetzgeber vom Abzug ausgeschlossen sind. Hier beginnt das Spannungsfeld zwischen wirtschaftlicher Betrachtungsweise und steuerpolitischen Vorgaben. Diese sogenannten "hinzurechnungs- oder kürzungspflichtigen Beträge" sind ein Kernstück unseres Leitfadens. Sie zu kennen und in der Planung zu berücksichtigen, kann böse Überraschungen bei der Steuerfestsetzung vermeiden. Es lohnt sich, hier nicht nur reaktiv, sondern proaktiv zu agieren und die Geschäftspolitik frühzeitig steuerlich optimiert auszurichten.
Besondere Abzugsverbote und -beschränkungen
Neben dem Grundsatz der Betriebsveranlassung gibt es eine ganze Reihe spezieller gesetzlicher Vorschriften, die den Abzug von Aufwendungen beschränken oder ganz verbieten. Diese sind oft steuerpolitisch motiviert und sollen Lenkungswirkung entfalten. Der prominenteste Vertreter ist sicherlich § 4 Abs. 5 EStG mit seinem Katalog von Abzugsverboten. Dazu gehören etwa Geldstrafen und Ordnungsgelder – ein Punkt, der insbesondere im internationalen Geschäft mit seinen komplexen Compliance-Regelungen relevant wird. Die Zahlung einer Buße wegen Verstoßes gegen US-Sanktionsbestimmungen ist beispielsweise eindeutig nicht abzugsfähig, auch wenn sie wirtschaftlich dem Betrieb zuzurechnen ist.
Ein weiteres, extrem praxisrelevantes Feld sind die Abzugsbeschränkungen für Aufwendungen für Gesellschafter. Hier ist die bereits angesprochene verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) das zentrale Stichwort. Wenn ein Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft Leistungen zu Konditionen erbringt oder erhält, die mit einem Dritten so nicht vereinbart worden wären, liegt regelmäßig eine vGA vor. Das klassische Beispiel sind überhöhte Miet- oder Darlehenszinszahlungen an den Gesellschafter. Diese sind nicht als Betriebsausgabe abziehbar. Umgekehrt können Unterlassungen, wie ein zu niedriges Gehalt für den geschäftsführenden Gesellschafter, zu einer verdeckten Einlage führen. Diese Grauzone erfordert stets eine sehr sorgfältige vertragliche Ausgestaltung und Dokumentation.
Ein Bereich, der in den letzten Jahren massiv an Bedeutung gewonnen hat, sind die Beschränkungen bei Zinsaufwendungen (Zinsschranke nach § 4h EStG). Vereinfacht gesagt dürfen Zinsaufwendungen, die den Zinsertrag übersteigen, nur bis zu 30% des bereinigten EBITDA steuermindernd geltend gemacht werden. Für viele kapitalintensive oder leveraged Unternehmen kann dies zu einer erheblichen steuerlichen Mehrbelastung führen. Es gibt zwar Freigrenzen und Ausnahmen (z.B. für Stand-alone-Unternehmen), aber die Anwendung ist komplex. In einem Fall mussten wir für einen Investor aus Hongkong, der eine deutsche Maschinenbaufirma über eine hoch verschuldete Holdingstruktur erworben hatte, ein aufwendiges Modell erstellen, um die Auswirkungen der Zinsschranke über mehrere Jahre zu prognostizieren und alternative Finanzierungsstrukturen durchzuspielen.
Bewirtungs- und Repräsentationskosten
Die Behandlung von Bewirtungskosten ist ein Paradebeispiel für die Detailversessenheit des deutschen Steuerrechts. Grundsätzlich sind Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern nur zu 70% abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Diese pauschale Kürzung gilt unabhängig vom Einzelfall. Es ist also egal, ob Sie Ihren wichtigsten Kunden im Sterne-Restaurant bewirten oder beim Imbiss um die Ecke – immer bleiben 30% "hängen". Diese pauschale Lösung soll den Verwaltungsaufwand für die Finanzämter reduzieren, führt aber in der Praxis oft zu Ungereimtheiten.
Wichtig ist die Abgrenzung zu den Reisekosten. Verpflegungsmehraufwendungen während einer Dienstreise unterliegen nicht der 70%-Regel, sondern können entweder durch Belege oder mittels der staatlichen Verpflegungspauschalen abgerechnet werden. Die korrekte Einordnung ist daher entscheidend. Ein häufiger Fehler: Ein Mittagessen mit einem Kunden am Firmensitz fällt unter die 70%-Regel. Das gleiche Mittagessen während eines Messebesuchs in einer anderen Stadt kann Teil der Reisekostenabrechnung sein. Die Dokumentationspflichten sind hier streng: Wer, wann, wo und zu welchem geschäftlichen Anlass? Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt die gesamten Kosten ablehnen, nicht nur die 30%.
Nochmal eine Schippe drauf gibt es bei repräsentativen Veranstaltungen größeren Stils, wie Firmenjubiläen oder Weihnachtsfeiern. Hier kommt es auf die Veranlassung und den Teilnehmerkreis an. Sind ausschließlich Mitarbeiter eingeladen, sind die Kosten in der Regel voll abzugsfähig (als Lohnnebenkosten). Werden auch Geschäftspartner oder Kunden eingeladen, muss häufig wieder differenziert und aufgeteilt werden. Meine Empfehlung: Legen Sie für solche Events im Vorfeld ein klares Konzept und Budget vor und dokumentieren Sie den Ablauf und die Teilnehmer minutiös. Das mag bürokratisch klingen, spart aber im Zweifelsfall lange Diskussionen mit dem Prüfer.
Abschreibungen und AfA
Abschreibungen (Absetzung für Abnutzung, AfA) sind der steuerliche Ausdruck für die Wertminderung von Wirtschaftsgütern über deren Nutzungsdauer. Sie sind ein zentraler Hebel für die steuerliche Gewinnermittlung, da sie Aufwand darstellen, ohne dass in der Periode eine direkte Auszahlung erfolgt. Die rechtliche Grundlage findet sich in § 7 EStG. Für die Praxis entscheidend ist die Unterscheidung zwischen beweglichen und unbeweglichen Wirtschaftsgütern und die damit verbundenen AfA-Tabellen des Bundesministeriums der Finanzen, die die übliche Nutzungsdauer vorgeben (z.B. 3 Jahre für Laptops, 50 Jahre für ein Bürogebäude).
Ein besonders interessanter Aspekt für investoren ist die Möglichkeit der Sonderabschreibungen oder erhöhten Absetzungen. Der Gesetzgeber gewährt diese zeitweise als Konjunktur- oder Förderinstrument. In der Vergangenheit gab es dies etwa für bestimmte umweltschonende Anlagen oder für den Wohnungsbau. Diese Sonderregelungen können die steuerliche Belastung in den ersten Jahren massiv reduzieren und so die Liquidität stärken. Allerdings sind sie oft an enge Voraussetzungen geknüpft und müssen aktiv beantragt oder nachgewiesen werden. Hier lohnt es sich, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben oder einen Berater zu haben, der das für Sie im Blick hat.
Ein Klassiker der Beratung ist auch die Frage nach dem sofortigen Abzug von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Bis zu einem Anschaffungspreis von netto 800 Euro (bis 2022: 250 Euro) können Güter sofort und vollständig im Jahr der Anschaffung als Aufwand verbucht werden, anstatt sie über mehrere Jahre abzuschreiben. Das ist ein fantastisches Instrument zur Steuerung des Gewinnausweises. Eine strategische Beschaffung von benötigten Kleinmaterialien oder IT-Zubehör gegen Jahresende kann so den steuerpflichtigen Gewinn gezielt mindern. Aber Vorsicht: Das Finanzamt prüft hier genau, ob nicht durch eine Aufsplittung einer eigentlich einheitlichen Anschaffung die Grenze umgangen werden soll.
Rückstellungen vs. Verbindlichkeiten
Die Bildung von Rückstellungen ist ein weiterer komplexer und für die steuerliche Gewinnermittlung äußerst wichtiger Bereich. Rückstellungen sind Aufwendungen für ungewisse Verbindlichkeiten oder drohende Verluste aus schwebenden Geschäften, deren Grund im ablaufenden Wirtschaftsjahr liegt (§ 5 Abs. 1 EStG). Der entscheidende Unterschied zu einer Verbindlichkeit ist die Ungewissheit über Höhe und/oder Fälligkeit. Typische Beispiele sind Rückstellungen für Garantieleistungen, für anstehende Gerichtsverfahren oder für Restrukturierungen.
Die Abzugsfähigkeit von Rückstellungen unterliegt strengen richterrechtlich entwickelten Grundsätzen. So muss die Verpflichtung wirtschaftlich verursacht sein, die spätere Inanspruchnahme muss wahrscheinlich (>50%) sein, und die Höhe muss schätzbar sein. Drohverlustrückstellungen für schwebende Geschäfte sind nur unter engen Voraussetzungen zulässig. In der Praxis erlebe ich es oft, dass Unternehmen – insbesondere aus dem anglo-amerikanischen Raum, wo die Bilanzierungsregeln (IFRS) großzügiger sind – Rückstellungen bilden, die nach deutschen steuerlichen Maßstäben nicht anerkannt werden. Das führt dann zu aufwendigen Korrekturen in der Steuerbilanz.
Ein Sonderfall sind Pensionsrückstellungen. Sie sind aufgrund ihrer langfristigen Natur und der komplexen Berechnungsmethoden (Aktuarielle Bewertung) ein Feld für Spezialisten. Für Investoren ist es entscheidend zu verstehen, dass eine Pensionszusage eine massive langfristige betriebliche Verpflichtung darstellt, deren Aufwand sich über die Deckungsrückstellung zwar steuermindernd auswirkt, aber auch die Bilanz belastet. Bei Due-Diligence-Prüfungen bei Unternehmenskäufen steht die Bewertung der Pensionsverpflichtungen regelmäßig ganz oben auf der Agenda, da hier erhebliche latente Lasten verborgen sein können.
Umgang mit Verlusten
Die Verlustverrechnung ist für viele Unternehmen in der Gründungs- oder Krisenphase existenziell. Grundsätzlich können Verluste unbeschränkt mit Gewinnen anderer Jahre verrechnet werden (vertikal und horizontal). Der Gesetzgeber hat diese Möglichkeiten jedoch in den letzten Jahren deutlich eingeschränkt, vor allem mit der Mindestbesteuerung (§ 10d Abs. 2 EStG). Seit 2021 können Verluste aus Veranlagungszeiträumen ab 2021 nur noch in Höhe von 60% des darüber hinausgehenden positiven Einkommens geltend gemacht werden. Die restlichen 40% unterliegen der Mindestbesteuerung von 15% (Körperschaftsteuer plus Solidaritätszuschlag).
Noch gravierender sind die Beschränkungen beim Verlustuntergang bei Anteilseignerwechsel (§ 8c KStG). Wenn innerhalb von fünf Jahren mehr als 50% der Anteile an einer Kapitalgesellschaft an einen neuen Anteilseigner oder einen ihm nahestehenden Kreis übertragen werden, erlöschen die vorhandenen Verlustvorträge zu 60%. Bei einem vollständigen Wechsel des Anteilseignerkreises (über 100%) erlöschen sie sogar komplett. Diese Regelung hat massive Auswirkungen auf Restrukturierungen, Sanierungen und Unternehmenskäufe. Für Investoren, die ein Unternehmen mit Verlustvortrag erwerben wollen, ist eine sorgfältige Prüfung der Verlustverrechnungsfähigkeit daher absolut zwingend.
Es gibt zwar Ausnahmen, etwa für Betriebsfortführung unter wesentlich gleichen wirtschaftlichen Verhältnissen, aber die Hürden hierfür sind hoch. In einem Fall begleiteten wir den Verkauf einer familiengeführten GmbH, die aufgrund einer einmaligen Abschreibung hohe Verlustvorträge hatte. Der Käufer, ein strategischer Investor, bestand auf der Nutzung dieser Verluste. Nur durch eine sehr kleinteilige und gut dokumentierte Darstellung der Kontinuität des Geschäftsbetriebs, des Personals und der Assets konnten wir den Verlustuntergang abwenden. Das war haarscharf und zeigt, wie wichtig eine frühzeitige steuerliche Planung in solchen Transaktionen ist.
Internationale Aspekte und Verrechnungspreise
Für international tätige Unternehmen und deren Investoren kommt eine weitere, äußerst komplexe Ebene hinzu: die Behandlung von grenzüberschreitenden Leistungsbeziehungen. Das Stichwort lautet hier Verrechnungspreise (Transfer Pricing). Grundprinzip ist das Fremdvergleichsprinzip: Leistungen zwischen verbundenen Unternehmen (z.B. einer deutschen Tochtergesellschaft und ihrer ausländischen Mutter) müssen zu Preisen abgerechnet werden, die auch zwischen unabhängigen Dritten vereinbart worden wären („arm‘s length principle“).
Werden die Preise zu niedrig oder zu hoch angesetzt, kann das Finanzamt die Gewinne korrigieren und entsprechend höher besteuern. Die Dokumentationsanforderungen sind enorm. Unternehmen müssen für jede wesentliche grenzüberschreitende Transaktion mit verbundenen Auslandsunternehmen eine lückenlose Verrechnungspreisdokumentation erstellen
