Einleitung: Die Repräsentanz – Ihr strategisches Fenster zum chinesischen Markt
Sehr geehrte Investoren, die Sie den chinesischen Markt im Blick haben, herzlich willkommen. Mein Name ist Liu, und ich blicke auf über 26 Jahre Praxis zurück – 12 Jahre in der direkten Betreuung internationaler Unternehmen bei der Jiaxi Steuerberatungsfirma und 14 Jahre intensive Erfahrung in der handwerklichen Abwicklung von Unternehmensregistrierungen und behördlichen Verfahren. In dieser Zeit habe ich unzählige ausländische Investoren begleitet, die mit großer Ambition nach China kamen. Ein wiederkehrendes und oft unterschätztes Thema ist dabei die Errichtung einer sogenannten Repräsentanz, auch Representative Office (RO) genannt. Viele sehen darin zunächst nur eine einfache formelle Präsenz, eine Visitenkarte. In der Realität ist sie jedoch ein rechtlich eng umrissenes Konstrukt mit spezifischen Pflichten und vor allem klaren Betriebsbeschränkungen. Dieser Artikel soll Ihnen als erfahrenem Investor, der Deutsch liest, eine fundierte und praxisnahe Einschätzung geben. Wir tauchen ein in die rechtlichen Tiefen und operativen Realitäten, fernab von oberflächlichen Checklisten, und betrachten, ob eine Repräsentanz wirklich das passende Vehikel für Ihre China-Strategie ist oder ob andere Wege geschickter beschritten werden sollten.
Die grundlegende Rechtsnatur und ihr größter Nachteil
Beginnen wir mit dem Kern: Eine Repräsentanz in China ist keine eigenständige juristische Person. Sie ist rechtlich ein verlängerter Arm der ausländischen Muttergesellschaft, kann kein eigenes Kapital aufweisen und trägt keine beschränkte Haftung im klassischen Sinne. Die Muttergesellschaft haftet somit vollumfänglich für alle Verbindlichkeiten der Repräsentanz. Diese Konstruktion bringt eine fundamentale Einschränkung mit sich: Die Repräsentanz darf keine gewinnorientierten Geschäftstätigkeiten ausüben. Sie ist darauf beschränkt, Aktivitäten wie Marktforschung, Produkt- oder Dienstleistungspräsentation, Qualitätskontrolle, Lieferantenbeziehungen oder allgemeine Liaison-Aufgaben für die Muttergesellschaft durchzuführen. Der Versuch, direkt Umsätze zu generieren oder Verträge im eigenen Namen zu unterzeichnen, ist rechtswidrig.
In meiner Praxis erlebe ich immer wieder, dass Unternehmen diese Grenze zunächst als flexibel interpretieren. Ein Klient, ein deutscher Maschinenbauer, wollte ursprünglich über seine frisch eröffnete Repräsentanz in Suzhou direkt Ersatzteile verkaufen und Wartungsverträge abschließen. Das ist nicht zulässig. Die Lösung bestand letztendlich in der Umwandlung in eine Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE), also eine ausländische Kapitalgesellschaft. Die Repräsentanz diente in der Übergangsphase jedoch als perfekter Beobachtungsposten, um den lokalen Markt, die Kundenbedürfnisse und die behördlichen Abläufe kennenzulernen, ohne sofort die komplexere und kapitalintensivere WFOE-Struktur wählen zu müssen. Diese "Lern- und Beobachtungsfunktion" ist der eigentliche strategische Wert einer RO.
Das aufwändige Registrierungs- und Genehmigungsverfahren
Obwohl eine Repräsentanz keine juristische Person ist, unterliegt ihre Errichtung einem formalisierten Genehmigungsverfahren. Der Prozess beginnt nicht beim lokalen Marktregulierungsamt (SAMR), sondern bei der zuständigen Branchenaufsichtsbehörde. Für einen Bankensektor ist das die CBIRC, für Versicherungen die gleiche, für Handelsunternehmen oft das Ministerium für Handel (MOFCOM) oder dessen lokale Ableger. Diese Behörde muss zunächst eine "Approval Document" ausstellen. Erst mit diesem Papier in der Hand kann die Registrierung beim SAMR und anschließend bei Steuerbehörde, Statistikamt, Devisenkontrolle (SAFE) und anderen erfolgen.
Die Herausforderung liegt in der Dokumentenbeschaffung. Die Muttergesellschaft muss notariell beglaubigte und anschließend legalisierte Gründungsdokumente (Certificate of Incorporation, Articles of Association), eine Bankbestätigung über ihre Bonität sowie einen Ernennungsbrief für den Chief Representative vorlegen. Die Legalisation über die chinesische Botschaft im Heimatland ist ein zeitkritischer Schritt. Ein Fehler, den ich häufig sehe, ist die Unterschätzung des Zeitaufwands für diese Vorbereitung. Ein Schweizer Pharmaunternehmen plante einen Start in Shanghai innerhalb von zwei Monaten. Die alleinige Beschaffung und Legalisation der Unterlagen in der Schweiz und die Abstimmung mit der Gesundheitsbehörde (NMPA) als Aufsicht zogen sich jedoch über vier Monate hin. Eine realistische Zeitplanung von sechs bis neun Monaten für den gesamten Prozess ist empfehlenswert.
Die Rolle des Chief Representative und seine Haftung
Die Schlüsselfigur jeder Repräsentanz ist der Chief Representative. Er wird offiziell von der Muttergesellschaft ernannt und bei den chinesischen Behörden registriert. Rechtlich gesehen ist er der gesetzliche Vertreter der Repräsentanz und trägt eine erhebliche persönliche Verantwortung. Bei Verstößen der Repräsentanz gegen chinesisches Recht – sei es im Steuer-, Arbeits- oder Devisenbereich – können die Behörden direkt ihn zur Rechenschaft ziehen. In extremen Fällen kann dies sogar mit Einreisesperren oder persönlichen Geldstrafen verbunden sein.
Daher ist die Auswahl dieser Person von strategischer Bedeutung. Es sollte nicht nur ein fachlich kompetenter Manager sein, sondern jemand, der die lokalen Gegebenheiten, die Mentalität und vor allem das chinesische Rechtssystem und Verwaltungshandeln gut kennt. Oft wird ein expatriierter Mitarbeiter der Zentrale entsandt. Meine Erfahrung zeigt, dass eine Kombination aus einem entsandten Chief Representative und einer lokalen, erfahrenen Stellvertreterin oder einem Stellvertreter ("Assistant Chief Rep") die effektivste Lösung ist. Der Lokale kennt die "Gepflogenheiten" und behördlichen Netzwerke ("Guanxi" im positiven Sinne von Verständnis für Abläufe), während der Expat die Unternehmensstrategie und -kultur verkörpert. Die klare interne Delegation von Befugnissen und die regelmäßige Schulung zu Compliance-Themen sind hier unerlässlich.
Strikte Beschränkungen im Finanz- und Steuerbereich
Die Repräsentanz unterliegt einem Kostenbudget-System. Sie hat kein eigenes Betriebskapital. Alle Ausgaben müssen aus den von der Muttergesellschaft bereitgestellten Mitteln bestritten werden. Dieses Budget muss bei der Steuerbehörde angemeldet und genehmigt werden. Die Repräsentanz führt Buch über alle Einnahmen (die praktisch nur Zinserträge aus temporären Bankguthaben sein können) und Ausgaben. Die steuerliche Behandlung ist vergleichsweise einfach, aber dennoch mit Fallstricken verbinden.
Repräsentanzen unterliegen der Körperschaftssteuer (CIT) und der Mehrwertsteuer (VAT). Die Bemessungsgrundlage für die CIT wird jedoch nicht aus dem Gewinn, sondern im Wege der "Deemed Profit Methode" ermittelt. Da eine RO per Definition keinen Gewinn erwirtschaften darf, schätzt das Steueramt einen fiktiven Gewinn basierend auf ihren Gesamtausgaben (z.B. mit einem Aufschlag von 10%-20%). Auf diesen "deemed profit" wird dann der CIT-Satz angewendet. Das bedeutet: Jeder ausgegebene Yuan, sei es für Gehälter, Miete oder Reisekosten, erhöht indirekt die Steuerlast. Diese Besonderheit muss in der Budgetplanung unbedingt berücksichtigt werden. Ein Klient aus der Modebranche wunderte sich über eine unerwartet hohe Steuernachzahlung. Der Grund: Er hatte nicht bedacht, dass die teure Miete für die repräsentative Bürofläche in einem Shanghaier Premium-Büroturm nicht nur direkte Kosten, sondern durch den "Deemed Profit"-Aufschlag auch signifikante indirekte Steuerkosten verursacht.
Arbeitsrechtliche Besonderheiten und Personalmanagement
Obwohl die Repräsentanz selbst keine Geschäfte tätigt, beschäftigt sie in der Regel lokale Mitarbeiter. Diese unterliegen vollumfänglich dem chinesischen Arbeitsvertragsgesetz. Die Besonderheit hier: Repräsentanzen können keine eigenen Arbeitgeber im Sinne des Gesetzes sein. Daher müssen sie für die Anstellung lokaler Mitarbeiter zwingend einen offiziellen Personalvermittlungsdienst (FESCO, China Star oder ähnliche lizenzierte Agenturen) beauftragen. Der Mitarbeiter hat einen Vertrag mit der Agentur, die ihn formal an die Repräsentanz "ausleiht". Die Repräsentanz zahlt eine Gebühr an die Agentur und trägt alle sozialen Versicherungsbeiträge und Lohnkosten.
Dieses System schafft eine Dreiecksbeziehung, die das Kündigungsrecht erschweren kann. Will die Repräsentanz einen lokalen Mitarbeiter entlassen, muss sie dies mit der Personalagentur koordinieren, die wiederum die strengen chinesischen Kündigungsschutzbestimmungen einhalten muss. Ein direkter Vertrag zwischen RO und Mitarbeiter ist nichtig. In meiner Beratungspraxis rate ich daher stets zu einer sehr sorgfältigen Personalauswahl und zu einer klar dokumentierten Leistungskontrolle von Anfang an. Ein unglückliches Beispiel war ein IT-Dienstleister, dessen Chief Representative einen ineffektiven lokalen Mitarbeiter "einfach loswerden" wollte. Die kurzfristige Kündigung über die Agentur war nicht möglich, und es kam zu einem langwierigen und für das Betriebsklima schädlichen Schlichtungsverfahren. Proaktives Personalmanagement ist in dieser Konstellation noch wichtiger als anderswo.
Die allgegenwärtige Herausforderung: Jahresprüfungen und laufende Compliance
Die Arbeit ist mit der erfolgreichen Registrierung nicht getan. Eine Repräsentanz unterliegt einer ganzen Reihe von jährlichen Verpflichtungen, die strikt eingehalten werden müssen. Dazu gehören die Jahresabschlussprüfung durch einen in China lizenzierten Wirtschaftsprüfer, die Einreichung des geprüften Jahresabschlusses beim SAMR, die jährliche Bestätigung des Steuerbudgets, die Meldung bei der Statistikbehörde und die Verlängerung des Registrierungszertifikats, das in der Regel eine begrenzte Gültigkeit von z.B. drei Jahren hat.
Das Versäumnis einer dieser Pflichten kann zu empfindlichen Geldstrafen, der Sperrung des Bankkontos und im schlimmsten Fall zum zwangsweisen Widerruf der Registrierung führen. Die Behörden koordinieren ihre Daten heute zunehmend digital, sodass ein Fehler bei einer Stelle schnell bei anderen auffällt. Meine Rolle als langjähriger Berater ist es oft, als "externes Gedächtnis" und Frühwarnsystem für meine Klienten zu fungieren. Ich erinnere mich an einen Fall bei einem Familienunternehmen aus Österreich, das seine RO in Guangzhou fast "vergessen" hatte, nachdem sich die Marktstrategie änderte. Zwei Jahre lang wurden keine Berichte eingereicht. Die Folge waren hohe Strafen und ein äußerst kompliziertes und teures Verfahren zur ordnungsgemäßen Auflösung. Compliance ist für eine Repräsentanz kein einmaliger Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
Die strategische Frage: Repräsentanz oder doch WFOE?
Abschließend muss die grundlegende strategische Entscheidung betrachtet werden: Ist eine Repräsentanz überhaupt das richtige Vehikel? Für viele Unternehmen, die in der reinen Erkundungs- und Vorbereitungsphase sind, ohne direkte Umsätze zu planen, kann sie die kostengünstigere und flexiblere Option sein. Sie erlaubt den Fuß in die Tür zu setzen, Netzwerke aufzubauen und den Markt zu testen. Sobald jedoch auch nur die Absicht besteht, in absehbarer Zeit Dienstleistungen direkt in Rechnung zu stellen, Produkte zu verkaufen oder Verträge mit chinesischen Partnern zu unterzeichnen, stößt die Repräsentanz an ihre rechtlichen Grenzen.
Die Alternative ist die Gründung einer Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE). Diese ist eine vollwertige chinesische Kapitalgesellschaft mit beschränkter Haftung, kann gewinnorientiert tätig werden und bietet langfristig viel mehr strategischen Spielraum. Die Gründung ist kapitalintensiver (es muss ein festgesetztes Mindeststammkapital eingebracht werden), komplexer in der Genehmigung und unterliegt einer strengeren laufenden Buchführung und Besteuerung. Der Trend der letzten Jahre geht klar zur WFOE, da die chinesischen Behörden die Gründung vereinfacht haben und viele Branchen mittlerweile vollständig geöffnet sind. Die Repräsentanz verliert damit an Bedeutung, bleibt aber für Nischen wie rein wissenschaftliche Forschungseinrichtungen, nicht-kommerzielle Kulturinstitute oder als erste, niedrigschwellige Präsenz bestimmter Dienstleister relevant.
Fazit: Ein Werkzeug mit klar definiertem Einsatzzweck
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Errichtung einer Repräsentanz in China ein formalisierter und regulierter Prozess ist, der ein klares Verständnis ihrer inhärenten Beschränkungen erfordert. Sie ist kein "leichtes" oder "kleines" Unternehmen, sondern ein spezielles Rechtskonstrukt für nicht-gewinnorientierte Liaison-Aktivitäten. Die zentralen Punkte sind ihre fehlende Rechtsfähigkeit, das Genehmigungsverfahren, die persönliche Haftung des Chief Representative, das besondere Steuerregime, die arbeitsrechtlichen Umwege über Personalagenturen und die anspruchsvolle laufende Compliance. Für den Investor bedeutet dies: Eine Repräsentanz sollte nie aus Bequemlichkeit gewählt werden, sondern nur dann, wenn ihre gesetzlich zugelassenen Tätigkeiten exakt mit der eigenen Markteintrittsstrategie übereinstimmen.
Meine persönliche, aus der Praxis geborene Einsicht ist, dass die Repräsentanz heute weniger denn je ein Dauerzustand sein sollte. Sie kann ein hervorragendes, zeitlich begrenztes Werkzeug für die Marktevaluierung sein. Die langfristige Perspektive für ernsthafte geschäftliche Ambitionen in China führt jedoch fast immer an einer kapitalgesellschaftlichen Lösung, also einer WFOE oder einem Joint Venture, kein Weg vorbei. Planen Sie daher von Anfang an mit einer möglichen Konversion im Hinterkopf und wählen Sie Ihre ersten Schritte und Ihr erstes Personal entsprechend aus, um einen späteren Übergang reibungslos zu gestalten.
Einschätzung der Jiaxi Steuerberatung
Aus unserer 26-jährigen Begleitung internationaler Unternehmen in China betrachtet Jiaxi Steuerberatung die Repräsentanz als ein historisch gewachsenes, aber zunehmend spezialisiertes Markteintrittsvehikel. Ihr Wert liegt heute primär in der niedrigschwelligen, kostengesteuerten Marktbeobachtung und Netzwerkpflege in der Frühphase. Die rechtlichen und operativen Beschränkungen sind jedoch so signifikant, dass sie für die überwiegende Mehrheit der gewinnorientierten Geschäftsvorhaben nicht mehr zeitgemäß ist. Der regulatorische Fokus des chinesischen Staates hat sich klar auf vollwertige Unternehmensformen wie die WFOE verlagert, die mehr Kontrolle, Steuertransparenz und Compliance ermöglichen. Unsere Empfehlung lautet daher stets: Nutzen Sie die Repräsentanz bewusst als temporäres strategisches Fenster, nicht als dauerhafte Tür. Eine fundierte Due Diligence, die Ihre konkreten Geschäftsaktivitäten gegen die gesetzlichen RO-Beschränkungen abgleicht, ist unabdingbar. Oft zeigt sich dabei, dass der direkte Schritt zur WFOE trotz höherer initialer Investition der wirtschaftlichere und strategisch sicherere Pfad ist. Wir unterstützen Sie dabei, diese kritische Entscheidung auf Basis Ihrer individuellen Geschäftsziele und einer realistischen Einschätzung des behördlichen Umfelds zu treffen.
